Organizzare Arquivos

ORGANIZANDO DOCUMENTOS PARTICULARES

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Destine um espaço mediano e bem iluminado, vale usar o chão da sala ou de um quarto, o importante é que todos os documentos fiquem visíveis para serem organizados;

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Após a escolha do espaço, o primeiro passo é realizar a triagem nos papéis por Competência (casa, pessoal, saúde, finanças) e posteriormente por Tipo de documento, ou seja, agrupar documentos iguais mesmo que de meses distintos (ex: Conta de luz de todos os meses). Segue abaixo organização indicada:

SEPARE AS COMPETÊNCIAS
CASA
IPTU, água, luz, telefone, internet, tv a cabo, recibo de funcionários, manuais de eletrodomésticos (a pasta dos manuais de eletro portáteis da cozinha pode ser arquivada na gaveta das toalhas de mesa ou próximo aos livros de receita para facilitar a consulta e prevenir acidentes desnecessários provocados pela preguiça).

PESSOAL
Escola, carro, celular, academia etc.

SAÚDE
Contrato do convênio, receitas, exame, carterinha de vacinação (faça pastas para cada membro da família e cole uma ficha/histórico com dados pessoais, como data de nascimento, tipo sanguíneo, doenças contraídas, etc..

FINANÇAS
Extrato de conta corrente ou cartão de crédito, investimento, testamentos, plano de pensão, declaração de imposto de renda (na pasta da declaração de imposto de renda junte os extratos da conta corrente do ano correspondente).

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Feita a triagem crie um arquivo para cada Competência utilizando pastas seguindo a seguinte estrutura:

Uma pasta para cada um dos últimos 5 anos de contas, que representa o prazo de guarda sugerido pelo Governo. Você terá a pasta de 2007, 2008 até 2011, por exemplo. Dentro delas as contas separadas por Competência.

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O arquivo do ano em curso (2012) deve conter uma pasta para contas fixas, que pode ser sanfonada ou pasta catálogo com uma divisão para cada tema, do tipo, escola, plano de saúde, celular, telefone etc. Se for necessário faça uma pasta diferente para contas extras, como cartões de crédito, lojas, carnês etc. Fica mais fácil na hora de priorizar, caso haja necessidade;

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Depois dos documentos separados, é hora de colocar legenda na lateral de cada pasta para facilitar a localização e retorno do documento à pasta certa.

TEMPO DE ARQUIVAMENTO

CARRO CASA FINANÇAS

DOCUMENTOS ARQUIVADOS POR LONGO PERÍODO

. Mantenha os documentos armazenados a vácuo (coloque os papéis dentro de sacos plásticos e retire o ar com o bocal do aspirador).
. Se preferir arquive digitalmente, scanneando os documentos – mas não se esqueça de fazer o back-up!